5 công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong thời đại 4.0

5 công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Khi các doanh nghiệp khá thành công trong việc tạo ra những trải nghiệm hào hứng và thú vị cho khách hàng nhờ vào công nghệ thì các sản phẩm và dịch vụ phần mềm phục vụ cho chính nội bộ doanh nghiệp lại chưa đáp ứng được kỳ vọng của nhân viên.

Có một điều rất dễ nhận ra, trong khi chúng ta có thể dành hàng giờ để lướt Facebook, không thể ngừng nghịch ngợm với Snapchat, và mong chờ được trải nghiệm các ứng dụng mới trên store, thì chúng ta lại ngán ngẩm trước những màn hình khô khan và nặng nề của giao diện phần mềm dành cho doanh nghiệp và không mấy tích cực áp dụng công nghệ vào trong quá trình làm việc, cũng như ít có được những trải nghiệm hài lòng với phần mềm B2B

Điều này cũng dễ lý giải, khi mà chúng ta đã loại bỏ được ma sát khỏi các quy trình mua bán như trong truyền thống để cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng thì chúng ta lại chưa tạo ra được một quy trình làm việc tối ưu, hiệu quả, đơn giản hơn nhờ vào các ứng dụng công nghệ. Và đây là lúc chúng ta cần tập trung để tìm ra lời giải cho các bài toán quản trị và vận hành trong doanh nghiệp, điều này chắc chắn sẽ tạo ra sức mạnh cộng hưởng giúp các doanh nghiệp có thể cạnh tranh và tạo ra những bước tăng trưởng đột phá

Vậy đâu là loại hình phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên công nghệ 4.0?

Chúng ta hẳn đã từng đặt câu hỏi, tại sao phải nhận đến 200 email một ngày mà vẫn không thể tìm được đúng người và xong được đúng việc? Tại sao chúng ta không thể cộng tác được với đồng nghiệp của mình dễ như cách chúng ta vẫn tạo những group chat Facebook hay liên tục tương tác, chia sẻ thông tin và trao đổi cùng nhau hiệu quả.

Dựa trên những đánh giá về nhu cầu của các doanh nghiệp, phần mềm B2B hiện nay ngoài việc chú trọng vào trải nghiệm của người dùng thì ít nhất cần đảm bảo được những nguyên tắc sau để có thể triển khai sâu rộng và tạo được ảnh hưởng tích cực đến đời sống doanh nghiệp:

- On Cloud: Công nghệ doanh nghiệp không nên tách rời với xu thế đám mây đang được triển khai rộng rãi như với các phần mềm B2C. Việc đưa các phần mềm B2B lên đám mây sẽ thúc đẩy tính cộng tác, đồng thời tiết kiệm một nguồn lực lớn cho doanh nghiệp - phù hợp làm lực đẩy cạnh tranh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Mobility: Với tính chất công việc ngày càng linh hoạt hơn, việc có phiên bản di động cho các phần mềm là điều kiện tối quan trọng. Từ khi các phần mềm được chuyển lên cloud thì các nhà cung cấp cũng đã rất quan tâm đến việc phát triển ứng dụng mobile cho phần mềm.

- 2-way Interaction: Đến với kỷ nguyên 4.0, phần mềm sẽ không chỉ đơn thuần mang tính chất lưu trữ dữ liệu đơn thuần, mà còn có khả năng xử lý dữ liệu tự động, đưa ra các phân tích, dự đoán, hỗ trợ quá trình ra quyết định của người dùng. Để có thể trở thành một phần không tách rời với đời sống doanh nghiệp, giao diện cần được xây dựng theo hướng ngày một thân thiện, tăng tương tác với người dùng và tạo ra được những trải nghiệm tiện lợi nhất.


5 phần mềm hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý của mình

 

1/ Phần mềm quản lý công việc

"Công việc" (Work) là đơn vị chung cơ bản nhất của tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp. Tất cả chúng ta, dù ở bộ phận nào, đều đang thực hiện một "công việc" nào đó và có thể là sẽ thực hiện một số công việc cùng nhau. Ở góc độ quản lý, người lãnh đạo luôn muốn nắm được cấp dưới của mình đang làm "công việc" gì và hiệu quả "công việc" đó như thế nào. Vì vậy, một phần mềm quản lý công việc chính là công nghệ cơ bản và quan trọng hàng đầu trong một doanh nghiệp.

Như thế nào là một phần mềm quản lý công việc lý tưởng?

  • • Capture: Phần mềm QLCV phải có khả năng thâu tóm toàn bộ các công việc diễn ra trong phòng ban/tổ chức. Nhà quản lý có thể thấy được ngay nhân viên đang làm những gì, và bản thân nhân viên cũng nắm được những công việc nào mình đang phải đảm nhận.
  • • Organize: Như chính cái tên của nó, phần mềm QLCV phải giúp người dùng lên kế hoạch, phân công công việc, theo dõi được tiến độ làm việc, để đảm bảo tất cả các đầu việc được tiến hành triệt để và hiệu quả.
  • • Collaborate: Đặc biệt nó phải cho phép sự cộng tác linh hoạt giữa các thành viên. Bất kỳ thành viên nào cũng có quyền nắm được những công việc đang diễn ra có liên quan đến họ, họ có thể tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến vì công việc chung.
  • • Report & Review: Tính năng không thể thiếu của một phần mềm QLCV là nó phải có khả năng xử lý và phân tích dữ liệu.

 

2. Phần mềm xử lý yêu cầu và đề xuất

Được tổ chức phần lớn theo cấp bậc (hierarchy), các doanh nghiệp hiện nay cần giải quyết một lượng lớn yêu cầu đề xuất để hoạt động vận hành được diễn ra đúng quy trình.

Hãy thử tưởng tượng, một trưởng phòng với 10 nhân viên cấp dưới, hàng ngày phải ký duyệt 9 đề xuất tờ trình (xin nghỉ ốm, xin cấp chi phí công tác, phê duyệt kế hoạch,...); việc này không chỉ tốn thời gian mà còn gây áp lực cho nhà quản lý khi phải xử lý các đề xuất này kịp thời và liên tục

Đối với nhân viên, thủ tục xin ký duyệt phức tạp, "hành là chính" có thể tạo ra nhiều cản trở và độ trễ trong công việc. Nhiều khi, những chậm trễ này khiến doanh nghiệp phải trả giá bằng chính lợi nhuận của mình.

Lúc này, công nghệ chính là lời giải tốt nhất. Doanh nghiệp cần một giải pháp giúp họ số hóa quy trình, xử lý đề xuất, để các yêu cầu này có thể được chuẩn hóa, phê duyệt ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào trong thời gian nhanh nhất và thông báo được tới tất cả những người có liên quan.

Một trong những phần mềm phổ biến được nhắc tới nhiều trong thời gian gần đây chính là phần mềm Base Request với những tính năng như:

• Chuẩn hóa quy trình xử lý đề xuất: Tạo mẫu form đề xuất, phân loại đề xuất, phân định trách nhiệm các thành viên có liên quan và thành viên trực tiếp xử lý đề xuất

• Số hóa quy trình xử lý đề xuất: Tự động lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm, hiển thị thông báo tới các cá nhân liên quan theo thời gian thực. Có thể trích xuất dữ liệu và in đề xuất để đảm bảo tính hiệu lực của văn bản

• Minh bạch quy trình và các thông tin đề xuất: Người dùng theo dõi được tiến độ xử lý đề xuất; tự do trao đổi và tương tác giữa các thành viên

• Có phiên bản điện thoại với hệ thống notifications để xử lý đề xuất được linh hoạt và tức thời, mọi lúc mọi nơi

3. Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng

Hoạt động quản trị quan hệ khách hàng là một chiến lược kinh doanh quan trọng của phần lớn các doanh nghiệp. Suy cho cùng, bất kỳ thương hiệu nào cũng đều mong muốn củng cố sự hài lòng và gia tăng lòng trung thành của khách hàng, để từ đó giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận. Để tối ưu hoạt động quản trị quan hệ khách hàng này, sự tham gia của công nghệ là điều không thể thiếu.

Do đó, các phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management Software - CRM Software) ra đời, có chức năng thu thập, báo cáo và phân tích các tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng/khách hàng tiềm năng. Bên cạnh các thông tin liên lạc, thông tin nhân khẩu học; phần mềm này còn lưu trữ lại các thông tin về lịch sử tương tác, thói quen, hành vi của khách hàng; từ đó cung cấp cho doanh nghiệp một chân dung toàn diện nhất về khách hàng/khách hàng tiềm năng đó.

Những dữ liệu này sẽ được sử dụng cho rất nhiều chức năng của doanh nghiệp: giúp đội ngũ Kinh doanh quản lý sales pipeline hiệu quả hơn; giúp đội ngũ Marketing đưa ra các dự đoán dễ dàng và chính xác hơn; và giúp đội ngũ Chăm sóc khách hàng thực hiện công việc của mình tốt hơn.

Một số tính năng chính của các phần mềm CRM:

• Quản lý contact khách hàng/khách hàng tiềm năng

• Quản lý lịch làm việc với khách hàng

• Quản lý công việc, nhắc nhở những công việc cần làm

• Báo cáo: báo cáo về năng suất làm việc / báo cáo các chỉ số về hiệu quả kinh doanh / báo cáo về

• Một số tính năng khác: Quản lý hóa đơn, quản lý deal, quản lý các kênh tương tác như email và điện thoại…

4. Phần mềm tuyển dụng

Hoạt động tuyển dụng luôn là một công việc phức tạp, liên quan đến rất nhiều thao tác, công cụ. Có thể kể đến như: tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban. Tìm kiếm ứng viên trên rất nhiều "mặt trận": mạng xã hội Facebook, LinkedIn; hàng chục website việc làm; đôi khi là tổ chức sự kiện; tham gia networking,... Trao đổi với ứng viên trên Facebook, Email, điện thoại. Tổng hợp và Screen (hàng trăm) CV ứng viên. Sắp xếp lịch phỏng vấn…Tổng hợp hồ sơ ứng viên, báo cáo hiệu quả tuyển dụng.

Tuy nhiên, trước nay, tuyển dụng chỉ được nhìn nhận như là một nhiệm vụ của bộ phận hành chính-nhân sự, nên vẫn chưa có sự đầu tư xứng đáng dẫu rằng hiệu quả nó mang lại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nhân sự và từ đó là năng lực kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhưng đã đến lúc, doanh nghiệp cần xem Tuyển dụng như một lợi thế cạnh tranh và có sự đầu tư hợp lý về công nghệ nếu không muốn trở thành kẻ thua trong "cuộc săn nhân tài" kỷ nguyên số.

Trong khoảng 10 năm trở lại đây, thế giới đã rất phổ biến với công nghệ quản trị tuyển dụng Applicant Tracking System . Nó hiện được sử dụng bởi 70% doanh nghiệp SMEs và 95% doanh nghiệp top Fortune500 trên thế giới.

Chúng ta có thể dễ thấy những lợi ích cơ bản mà một phần mềm Applicant Tracking System có thể mang lại

• Quản lý dữ liệu ứng viên tự động và khoa học: Dữ liệu này không chỉ là hồ sơ ứng viên mà còn bao gồm tất cả những thông tin gắn liền với quá trình ứng tuyển của ứng viên như thời gian ứng tuyển, lịch sử ứng tuyển, các trao đổi với nhà tuyển dụng, các nhận xét đánh giá,...  Tất cả những dữ liệu này được thu thập tự động và tập trung phục vụ cho quá trình sàng lọc, tìm kiếm nhanh chóng.

• Hệ thống hóa quy trình tuyển dụng. Dễ dàng theo dõi trạng thái và tiến độ tuyển dụng theo thời gian thực của từng vị trí theo Hiring Pipeline và Dashboard

• Tự động hóa các giao tiếp với ứng viên, giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng

• Cộng tác dễ dàng giữa các thành viên của hội đồng tuyển dụng

• Thiết lập và quản lý lịch phỏng vấn giữa ứng viên và nhà quản lý

• Tự động xử lý số liệu và trích xuất báo cáo tuyển dụng chi tiết theo thời gian thực

Một tín hiệu đáng mừng là trong những năm gần đây, Việt Nam cũng đã có những doanh nghiệp xây dựng và phát triển phần mềm tuyển dụng với chất lượng tương đương các ứng dụng ATS quốc tế, nhưng giá thành lại hợp lý hơn và phù hợp hơn với các doanh nghiệp trong nước như Base E – Hiring, đang được hơn 200 doanh nghiệp sử dụng như VIB, VPBank, The Coffee House, McDonald’s, Decathlon,...

5. Phần mềm kế toán và xử lý chứng từ

Hoạt động tài chính là nghiệp vụ cơ bản của tất cả các doanh nghiệp, dù là mô hình tự kinh doanh hay các tập đoàn với quy mô hàng nghìn nhân sự. Các phần mềm kế toán giúp tự động hóa và chuẩn hóa các nghiệp vụ này, từ đó cắt giảm chi phí, cung cấp các báo cáo chi tiết để ra được các quyết định tài chính chính xác hơn.

Nhiều doanh nghiệp có thể quen thuộc với các phần mềm kế toán và xử lý chứng từ, tuy nhiên phần lớn chỉ là các phần mềm on-premise được cài đặt sẵn trên hệ thống và mang tính chất lưu trữ (record) dữ liệu. Với loại hình SaaS, các phần mềm kế toán có thể tự động tổng hợp các lịch sử giao dịch của doanh nghiệp (nếu được tiến hành online), tạo và tùy chỉnh các mẫu vận đơn, hóa đơn dựa trên giao dịch đó.

Một số tính năng chính của phần mềm kế toán-xử lý chứng từ:

• Nghiệp vụ kế toán: các module như sổ cái chung, tính toán tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, tài sản cố định và đối chiếu ngân hàng.

• Lập hóa đơn và vận đơn tự động

• Lên kế hoạch dự trù ngân sách và dự báo tài chính

• Quản lý tài sản cố định

• Quản lý hàng tồn kho

• Quản lý hệ thống bảng lương

Một số phần mềm kế toán và xử lý chứng từ bạn có thể tham khảo: FreshBooks, Sage 50Cloud, NetSuite ERP

Kỷ nguyên 4.0 tới đi cùng với đó là những cơ hội cạnh tranh bứt phá giúp rút ngắn khoảng cách giữa các doanh nghiệp, nhưng cũng đồng thời cũng là một thách thức lớn. Việc cập nhật và triển khai các nền tảng công nghệ, kết hợp với lối tư duy làm việc đúng đắn chính là điều mà các CEO cần phải quan tâm, cũng chính là chìa khóa để doanh nghiệp có thể tồn tại và tăng trưởng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Vân Anh

Theo Trí Thức Trẻ

Bình luận: 5 công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Gửi bình luận

Số điện thoại và email của bạn sẽ được ẩn danh. Các trường có bắt buộc được đánh dấu (*)