6 lý do tại sao quản lý thông tin khách hàng hiệu quả là quan trọng

Quản lý thông tin khách hàng. Hầu hết các công ty đều có sẵn hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Khi bắt đầu hành trình khách hàng. Giải pháp CRM quản lý dữ liệu về khách hàng tiềm năng, các cuộc gọi bán hàng và đề xuất. Khi một người mua tiềm năng trở thành khách hàng, giải pháp theo dõi thông tin như địa chỉ liên hệ, hợp đồng, ngày gia hạn và tương tác của khách hàng. Khi các công ty triển khai một giải pháp CRM. Doanh nghiệp thường bỏ qua một vấn đề quan trọng – làm thế nào để quản lý và sắp xếp các tài liệu khách hàng được kết nối với các giao dịch CRM.

Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả bắt đầu với các phương pháp quản lý tài liệu hợp lý. Chiến lược quản lý tài liệu là bước quan trọng đầu tiên để quản lý hiệu quả dữ liệu khách hàng. Cuối cùng là cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

>> Xem thêm Giải pháp quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả

Tại sao doanh nghiệp bạn cần quản lý tài liệu bằng phần mềm CRM?

1. Nhiều thông tin khách hàng quan trọng nhất được dễ dàng truy cập

Nếu không có quản lý tài liệu, nhiều thông tin khách hàng quan trọng nhất sẽ không dễ dàng truy cập. Các giải pháp CRM được thiết kế để quản lý dữ liệu có cấu trúc như tên và địa chỉ công ty, số đơn đặt hàng cũng như các vấn đề hỗ trợ và cách giải quyết của chúng. Dữ liệu khách hàng chỉ có thể cho bạn biết rất nhiều. Cái nhìn sâu sắc thực sự đến từ việc kết hợp nó với thông tin có trong các tài liệu liên quan như đề xuất, hợp đồng, thư từ và email cung cấp bối cảnh cho dữ liệu đó.

>> Tổng quan và toàn diện từ A-Z Phần mềm CRM quản lý thông tin khách hàng cho doanh nghiệp

2. Dịch vụ chăm sóc khách hàng không được tối ưu nâng cao

Tốc độ đại diện bán hàng, dịch vụ khách hàng trả lời các câu hỏi của khách hàng là yếu tố quan trọng của trải nghiệm khách hàng. Khi không có toàn bộ lịch sử dữ liệu khách hàng và các tài liệu kèm theo trong cơ sở dữ liệu trung tâm. Chất lượng dịch vụ bạn cung cấp sẽ bị ảnh hưởng. Phản hồi của nhân viên sẽ chậm hơn. Câu trả lời của doanh nghiệp cho các câu hỏi của khách hàng không thể đầy đủ. Với quản lý tài liệu, theo dõi nhanh hơn, hiệu quả hơn nhiều. Vì tất cả các thành viên trong nhóm được ủy quyền đều có thông tin họ cần trong tầm tay. Việc tạo tích hợp liền mạch giữa hệ thống quản lý tài liệu.

Tốc độ đại diện bán hàng, dịch vụ trả lời các câu hỏi của khách hàng là yếu tố quan trọng của trải nghiệm khách hàng. Khi không có toàn bộ lịch sử dữ liệu khách hàng và các tài liệu kèm theo trong cơ sở dữ liệu trung tâm. Chất lượng dịch vụ bạn cung cấp sẽ bị ảnh hưởng. Phản hồi của nhân viên sẽ chậm hơn. Câu trả lời của họ cho các câu hỏi của khách hàng có thể không đầy đủ. Với quản lý tài liệu, việc theo dõi nhanh hơn, hiệu quả hơn nhiều. Vì tất cả các thành viên trong nhóm được ủy quyền đều có thông tin họ cần trong tầm tay. Việc tạo tích hợp liền mạch giữa hệ thống quản lý tài liệu và CRM giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp. Thông tin có thể được nhập một lần và chia sẻ.

3. Tích hợp đa kênh, lưu trữ dữ liệu tại một nơi

Khách hàng có thể kết nối với doanh nghiệp thông qua nhiều kênh. Mong muốn nhận được cùng một mức độ dịch vụ cho dù họ liên hệ với bạn qua email, biểu mẫu web, qua chatbot hay thiết bị di động. Khách hàng trở nên thất vọng với sự chậm trễ xảy ra. Khi thông tin của khách bị phân tán trên nhiều hệ thống bị ngắt kết nối. Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn liên hệ với một công ty và được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác. Trước khi vấn đề của bạn được giải quyết. Họ cũng có thể lo ngại về bảo mật khi thông tin của họ không thể được xác định ngay lập tức.

4. Quản lý thông tin chính xác, lưu lại toàn bộ lịch sử với khách hàng

Cổ phần của việc quản lý sai thông tin khách hàng đang gia tăng nhanh chóng. Tin tức về vi phạm quyền riêng tư và vi phạm bảo mật là phổ biến. Không có quản lý tài liệu là một đề xuất thất bại.

5. Nhận phản hồi khách hàng nhanh chóng

Nếu khách hàng không hài lòng với dịch bạn cung cấp. Khách hàng có thể chia sẻ sự không hài lòng của họ ngay lập tức thông qua mạng xã hội, các nền tảng đánh giá ngang hàng. Các công ty không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng chỉ cần một tweet hoặc đánh giá ngang hàng để tránh những lời chỉ trích được chia sẻ công khai có thể gây tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp. Có tác động trực tiếp đến lợi nhuận.

6. Khối lượng thông tin khách hàng ngày càng tăng lên

Khối lượng data, sự đa dạng thông tin khách hàng không ngừng tăng lên. Lượng dữ liệu được tạo ra từ năm 2020 đến năm 2024 sẽ nhiều hơn số lượng được tạo ra trong 20 năm qua. Nếu bạn không bắt đầu xây dựng chiến lược để quản lý sự tăng trưởng này ngay bây giờ. Bạn sẽ thực hiện nó vào lúc nào?

Tích hợp CRM với nhiều tính năng quản lý

Quá trình tích hợp không phức tạp. Với một cú nhấp chuột hoặc tổ hợp phím. Người dùng sẽ thấy tất cả các tài liệu liên quan trên màn hình ngay lập tức. Bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, hợp đồng, email, biên nhận, bảng sao kê. Bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến dự án, giao dịch hoặc khách hàng. Nhân viên lấy thông tin từ giao diện thay vì phải trao đổi trực tiếp offline giữa 2 bên để xác nhận.

Giải pháp quản lý tài liệu đảm bảo truy cập hiệu quả vào thông tin trực tiếp từ hệ thống CRM. Tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu. Điều này rất quan trọng vì việc xem xét các toàn bộ hành trình của khách hàng. Từ việc xác định khách hàng tiềm năng đến mua hàng. Đáp ứng và duy trì khách hàng. Đòi hỏi phải có thông tin khách hàng chính trong các quy trình. Các tài liệu và nội dung quan trọng cần phải được tìm thấy. Có sẵn cho các quy trình này và được quản lý theo cách phối hợp có cấu trúc. Đó là kết nối mạnh mẽ mà việc tích hợp quản lý tài liệu và CRM mang lại.